Membres, cotisation, assemblée générale, conseil d’administration, bureau, correspondants régionaux, de promotion... L’Association s’est dotée d’un règlement intérieur, adopté en 2003 par ses membres en assemblée générale et destiné à faciliter son fonctionnement au quotidien.

Les qualités de membre sont définies par l’article 4 des statuts. L’adhésion des élèves sortant de l’Ecole à l'obtention du diplôme est automatique, et ne nécessite pas d’acquitter une cotisation pour l’année civile en cours. 

La radiation d’un membre est prononcée, dans les conditions définies à l’article 5 des statuts, par le conseil d’administration décidant à la majorité absolue des membres qui le composent Le recours devant l’assemblée générale devra être signifié par lettre recommandée au président de l’Association 2 mois au moins avant la date d’une assemblée générale. Ce recours n’est pas suspensif. 

Le conseil d’administration sur proposition de son président, et après examen, peut être chargé de procéder à la nomination de membres honoraires. La décision ne sera valable qu’autant que les 2/3 de ses membres seront présents ou représentés et que la majorité absolue sera obtenue. 

 L’annuaire papier ou électronique devra clairement mettre en évidence les différents types de membres ainsi que le diplôme obtenu ou en cours d’obtention.

La cotisation couvre l’année légale et son recouvrement commence dès le début de l’année civile. Les cotisations des membres de l’Association sont payables entre les mains du trésorier. Toute somme versée est acquise définitivement à l’Association.

Une attestation est remise à chaque membre après le paiement de sa cotisation. Les membres poursuivant des études à la sortie de l’Ecole ou effectuant leur service national peuvent être exonérés de cotisation pendant une année sur simple demande de leur part.

La cotisation peut être réduite dans les cas suivants :

• couples sociétaires : 1/2 cotisation pour la 2ème cotisation
• retraités : 1/2 cotisation
• retraités ayant plus de 30 ans de cotisation : exonération
• promotion sortante : 1/2 cotisation
• membre junior : 1/10 cotisation
• membre bienfaiteur : versement libre avec un minimum de 1/10 cotisation.
• Couple de retraités : 1⁄2 cotisation pour chacun des membres du couple.

Sur demande explicite adressée au président, une exonération peut être accordée à titre exceptionnel par ce dernier. Le président en fait part au conseil d’administration.

Seuls les membres à jour de la cotisation pour l’année en cours peuvent avoir accès à l’intégralité des services fournis. Tout membre qui n’est pas à jour de ses cotisations au 31 décembre n’est plus considéré comme membre en exercice. Il perd de ce fait les pouvoirs et avantages attachés à la qualité de membre. En particulier il ne peut plus avoir accès aux services internet dédiés aux membres.

Tout membre n’ayant pas acquitté sa cotisation pendant 2 années peut être radié de l’Association, conformément à l’article 5 des statuts, par le conseil d’administration décidant à la majorité absolue de ses membres.

Conformément à l’article 12 des statuts, l’assemblée générale se réunit en session ordinaire une fois chaque année. La convocation à l’assemblée générale est envoyée par le secrétaire à tous les membres au moins quinze jours francs avant la date prévue. Elle comporte le lieu, le jour et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour.

Les élections au conseil d’administration se font toujours à la majorité relative. En cas d’égalité de voix, le candidat le plus ancien dans l’Association est considéré comme élu. Tout candidat doit poser sa candidature au président par lettre au moins vingt jours francs avant la date prévue de l’assemblée générale. Dans le cas où le nombre de candidats est insuffisant pour pourvoir au remplacement de tous les sièges, les candidatures spontanées peuvent être acceptés jusqu’au moment du vote.

Tel qu’il est précisé dans l’article 12 des statuts, chaque associé membre actif ou honoraire à la possibilité de se faire représenter à l’assemblée générale par un autre membre du même collège que celui auquel il appartient muni d’un pouvoir écrit. Les pouvoirs laissés blancs sont distribués en part égale au président, au vice-président, au trésorier ainsi qu’au secrétaire en fonction des présents. Si la division ne tombe pas juste l’arrondi se fait à la faveur du président.

Le conseil d’administration est composé notamment de 12 membres issus des rangs des membres actifs.. Le renouvellement est assuré par l’élection chaque année de 4 membres. En cas de vacance d’un siège de membre élu, le conseil d’administration pourra pourvoir provisoirement à son remplacement par cooptation.
Dans le cas où le directeur général de l’école choisit de ne pas siéger au conseil d’administration de l’Association, il peut nommer un des membres du comité de direction de l’école pour siéger à sa place. Son représentant siège alors pour le mandat en cours (jusqu’à la prochaine assemblée générale de l’Association) sauf demande officielle de remplacement en cours de mandat par le directeur.

Le conseil d’administration administre l’Association, il assure l’exécution des décisions de l’assemblée générale, il arrête chaque année, sur proposition du bureau, les
comptes à soumettre à l’assemblée générale. Le conseil d’administration délibère et statue sur les demandes d’assistance pécuniaire qui lui sont adressées au secrétariat de l’Association.

Dans chacune des séances du conseil d’administration, un compte rendu est établi ; il relate le nom des membres présents ou représentés.

Le compte-rendu est mis au vote à l’ouverture de la séance suivante pour approbation. Il est ensuite procédé selon l'ordre du jour préalablement fixé par le Président.

Les décisions du conseil d’administration sont prises, compte tenu des dispositions de l’article 11 des statuts et sauf dispositions contraires, à la majorité simple ; le vote par procuration est admis sans distinction entre les catégories de membres (ie le directeur de l’école peut donner pouvoir à un membre ingénieur et/ou un membre junior peut donner pouvoir à un membre ingénieur), mais le mandataire ne pourra posséder plus de deux procurations. En cas de d’égalité des voix, celle du président est prépondérante.

La présence aux réunions et aux assemblées générales est obligatoire pour tous les membres du conseil d’administration. Les administrateurs qui ne peuvent se rendre à une réunion du conseil d'administration à laquelle ils ont été convoqués sont tenus d'en informer à l'avance le Président et le Secrétaire Général.

L’absence sans motif reconnu légitime à 4 séances consécutives peut entraîner la perte de la qualité d’administrateur par un vote du conseil d’administration.

Le bureau peut choisir de mettre en place un système de vidéo-conférence pour les réunions du conseil d’administration. La présence physique restant préférable.

A la première réunion qui suit l’assemblée générale le Conseil est tenu d’élire un bureau composé comme il est prévu à l’article 8 des statuts. Le vote se fait sous la responsabilité du doyen du conseil d’administration. L'élection est effectuée dans l'ordre suivant : Président, Vice-Président, Secrétaire Général, Trésorier.

Le président doit jouir du plein exercice de ses droits civils. Il a pour mission de veiller à l’exécution régulière des statuts et du règlement intérieur et d’assurer le développement de l’Association. Il prend les décisions courantes et réunit le Bureau aussi souvent qu’il est besoin. Il signe tous les actes ou délibérations. Il a seul qualité pour ordonnancer les dépenses autorisées par le conseil d’administration. Il a tous les pouvoirs pour faire fonctionner les comptes ouverts au nom de l’Association sur sa seule signature. Il peut donner délégation pour les dépenses courantes au trésorier et au vice-trésorier. Il convoque les réunions du conseil d’administration, accorde la parole, fixe l'ordre des délibérations, les met aux voix et prononce les décisions.

Le vice-président remplace le président à la demande de ce dernier ou en cas d’indisponibilité constatée par le conseil d’administration à la majorité absolue de ses membres. Les mêmes pouvoirs lui sont conférés.

Le secrétaire est chargé de la rédaction des procès-verbaux d’assemblées générales, de conseil d’administration ou de Bureau.

Le trésorier est responsable de la tenue des écritures relatives à la comptabilité. Il encaisse les recettes, assure le recouvrement des cotisations. Il effectue les paiements et les inscrits sur le livre de caisse.

Les membres du conseil d’administration sont chargés de missions qui sont redéfinies chaque année lors de la 1ère réunion suivant l’assemblée générale.

Les registres et comptes financiers peuvent être soumis à l’examen d’un vérificateur aux comptes nommé par l’assemblée générale, qui fait connaître son rapport au conseil d’administration et en soumet les conclusions à l’assemblée générale suivante.

Les Administrateurs de l'Association ne peuvent recevoir une rétribution pour les fonctions qui leur sont confiées. Des remboursements de frais sont seuls possibles. Des justifications doivent être produites. Les frais doivent être en rapport direct avec les missions confiées et peuvent concerner les coûts de transport, de restaurant, d’hôtel, ainsi que le remboursement d’avances faites dans le cadre de la mission.

Fonds de soutien et prêts (articles modifiés par l’assemblée générale du 28 mars 2009 puis celle du 29 mars 2014)

L’assistance pécuniaire pour les étudiants est prélevée sur un fonds de soutien. Ce fonds de soutien est alimenté par les membres de l’Association qui, volontairement, souhaitent faire des versements spécifiques.

Lorsque la réserve disponible au fonds de soutien est jugée suffisante, le conseil d'Administration peut voter l'arrêt de l'alimentation du fonds de soutien par versements volontaires pour une durée minimale de un (1) an. Il pourra par la suite décider de rétablir l'affectation de dons au fonds de soutien dès lors qu'il l'estimera nécessaire. Dans le cas où des versements seraient néanmoins effectués par les membres à destination explicite du fonds de soutien pendant cette période de gel, les sommes concernées seraient transformées en don à l'Association.

Toute demande ne pourra être examinée que si elle émane d’un membre junior jugé « actif » de l’Association (membre junior depuis son entrée à l’Ecole).

Les prêts sont distribués en fonction des demandes et des capacités du fonds.

Les demandes d’assistance pécuniaire doivent être adressées au secrétariat de l’Association, autant que possible dans le mois de la rentrée scolaire.

Le président, après consultation du Bureau (trésorier, secrétaire, vice-président) statue sans délai sur cette demande. Le trésorier présente au conseil d’administration aussi souvent que nécessaire un état du fond de soutien.

Les prêts sont sans intérêt et remboursables dans les douze mois qui suivent leur émission.

Le prêt est garanti par un dépôt de chèques dont le montant total correspond à la somme avancée.

La mise en recouvrement de chèques fait l’objet d’un protocole défini par le Trésorier et l’emprunteur visant à tenir l’objectif d’un remboursement dans les douze mois.

En cas de difficulté financière passagère, l’emprunteur doit aviser le secrétariat afin de trouver une solution et de lui éviter tout problème avec sa banque (rejet du chèque).

Cette obligation de remboursement est naturelle ; passée la date fixée du remboursement elle perd ce caractère et se trouve modifiée en obligation civile.

Il pourra être créé des groupes par promotion ou bien dans les régions ou les entreprises ou encore selon des thématiques spécifiques réunissant un nombre suffisant d’adhérents. La constitution, le fonctionnement, la modification, la suppression ainsi que la zone d’action et les modalités d’organisation de ces groupes sont décidés par le conseil d’administration. Le rôle de ces groupes est de créer entre les membres de l’Association des liens plus serrés pour concourir d’une façon plus efficace à l’accomplissement des buts généraux de l’Association. Les représentants des groupes dûment mandatés, de passage à Cergy sont admis aux séances du conseil d’administration à titre consultatif.

Les groupes ne prélèveront pas de cotisation spéciale. Le conseil d’administration définira chaque année les recettes budgets nécessaires aux activités propres des groupes après demande préalable et sur justificatif.

Les modifications au règlement intérieur pourront être apportées par le conseil d’administration et ratifié par l’assemblée générale à la majorité simple des membres présents ou représentés.

Pour l’Association ENSEA Alumni :

• le président
• le secrétaire général